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Mission : Réunion d'information



  • (VISUELS "des missions")

    • ANALYSE SYNTHETIQUE DE LA MISSION
    (Contexte, degré d’autonomie, taille de l’équipe, objectifs, ressources, activités réalisées …)



    Contexte

    Apres une longue période sans réunion, mon responsable a voulu refaire un point avec son équipe sur le fonctionnement du secteur, et intégrer les nouveaux membres qui sont arrivés.

    Degré d’autonomie :

    Etant responsable en formation, je n’ai pas eu l’occasion d’animer la réunion seul, cependant mon responsable m’a demandé d’en préparer une partie.
    La réunion s’est donc déroulée en deux parties, la première étant réalisée par mon responsable, et la seconde par moi.

    Objectifs:

    • Quantitatif :

      • -Revoir les basiques du secteur afin d’être plus productif.
      -Informer des plans d’actions de l’unité commercial à venir.

    • Qualitatifs :

      -Intégrer des nouveaux membres dans l’équipe du frais.
      -Faire intéresser l’équipe aux résultats du secteur.
      -Echanger avec les collaborateurs.

    Activités réalisées :

    DISPOSITION DU MOBILIER:
    Les échanges entre participants et avec l'animateur sont recherchés, il a été favorisé par une disposition permettant à l'animateur d'être vu par tous.
    Nous n’avons pas voulu utiliser un power point afin d’intensifier le brainstorming.

    PREPARATION DES REUNIONS :
    Avec mon responsable on a pris d’abord le temps de prévoir thème, objectifs, plan et procédure qu’on allait aborder dans la réunion.

    CONVOCATION :
    Au sein de ma structure la convocation ne se fait pas par courriers ou affiches, mais est directement notifiée et mis en avant sur le planning des collaborateurs (cette période est rémunérée).
    Je leur ai donné le plan de la réunion car les collaborateurs doivent savoir, en venant à une réunion, ce que l’on va faire, les problèmes traités, l’objectif à atteindre.

    ANIMATION DE LA REUNION :

    J’ai introduit la réunion en précisant :

    • les objectifs de la réunion (le plan notifié sur un paper board).
    • présentation des participants de manière ludique afin d’instaurer un climat participatif, éviter l’ennuie et mettre en confiance les nouveaux.
    • la durée prévue de la réunion.

    Afin de ne pas créer de malentendus, nous avons adopté pour un style participatif en laissant ces derniers participer.
    La concentration de mon équipe se trouverait souvent grandement améliorée grâce à une utilisation de supports visuels

    REDACTION D’UN COMPTE RENDU DE LA REUNION : il a été enregistré sur le pc du secteur et affiché sur le tableau d’affichage dans le secteur.


    DESCRIPTIF DES UTILISATIONS DU SYSTEME D’INFORMATION COMMERCIALE


    Utilisation de l’outil informatique par le biais du logiciel WORD, Microsoft Excel, Power Point.

    • FONCTIONNALITE UTILISEE : De nombreuses fonctionnalités ont été utilisées sur WORD, notamment le traitement de texte, Microsoft Excel pour la fonctionnalité graphique, l’insertion de tableau…
    • MOYENS D’ACCES : permettant la mise en place des soldes sur le site internet.
    • STOCKAGE ET DIFFUSION : Les informations ont été stockées dans l’ordinateur et sur une clef USB.


    AUTO EVALUATION


    Résultat : Cette activité a permis de montrer que le management de projet passe par la communication interne.
    Toutefois dans cette réunion les participants avaient un rôle relativement passif lorsqu'on abordait les chiffres du secteur et du magasin puisqu'il s'agissait de transmettre une information et non de décider, mais dès qu'on a abordé la phase des axes d'améliorations, leur concentration et leur participation se sont trouvées grandement améliorée.
    Ce qui nous a permis de rappeler au personnel, l’importance de respecter les consignes du secteur, et de les éclairer quant au rôle qu'ils y jouent.

    Bilan personnel : Cette réunion a permis de transmettre des informations descendantes, et de voir avec l’équipe les actions correctrices qui seraient nécessaires. Cette activité m’a permis de constater qu’un brainstorming permet à l’équipe d’être plus attentif.